「役員運転手が秘書業務も兼務すると聞いたが本当なのか」

「前職のスキルを活かして役員運転手をしながら働きたい」

 

役員運転手と秘書は業務内容や求められるスキルが似ている点もあるため、兼務するケースもあります。

 

しかし、どのような業務が似ているのか、役員運転手と秘書を兼務するために必要なスキルが明確でなければ、勤め始めてからギャップが生まれることもあるでしょう。

 

本記事では、役員運転手が秘書業務を任せられる理由や兼務に必要なポイント・働き方を解説します。

役員運転手兼秘書の仕事を網羅したい方はぜひ参考にしてください。

 

 

1.役員運転手が秘書業務を任せられる4つの理由

 

役員運転手が秘書業務を任せられる理由は、複数の共通点があるためです。

この章では、その理由を解説します。

 

1-1.役員のスケジュールを把握しやすい

 

役員運転手は秘書業務で求められるスケジュールの把握がしやすく、役員の移動時間を完全に把握できる仕事です。

 

そのため、兼務しやすい傾向があります。

特に移動中は到着時間や経路などをリアルタイムで把握しながら役員を送迎するため、細やかなスケジュール管理が可能です。

 

そのため、1日のスケジュールを把握しなければならない秘書業務を役員運転手が担当すると効率的です。

さらに、伝達漏れのリスクや引継ぎの手間を軽減できることから、業務の質が高まる可能性があります。

 

1-2.役員と信頼関係を構築しやすい

 

役員運転手は役員と一緒に過ごす時間が長いため、信頼関係を構築しやすい職業です。

 

役員は車内で機密情報を含む電話のやり取りをしたり、要人とミーティングを行ったりすることもあります。

そのため、役員の専属運転手は役員からの信頼が必須の職業です。

 

役員の近くにいて、スケジュールや資料などを管理する秘書も当然ながら役員からの信頼がなければ務まりません。

 

役員運転手と秘書は共通する項目が多い職業であるため、それぞれの業務を兼任して依頼されることがあります。

 

1-3.スピード・時間を重視する仕事である

 

役員運転手も秘書も常に役員と行動をともにする職業です。

役員は多忙なため、時間を有効活用できるように、スピードや時間を重視する必要があります。

 

そのため運転手は、会議に遅れないようにスピーディーに移動したり、次の移動までに事前に準備したりする必要があります。

 

特に、役員運転手は役員の状況・スケジュールを把握し、最良の方法で送迎するスキルが求められます。

 

そのため、状況把握能力や時間管理力が優れており、秘書業務も安心して任せられるでしょう。

 

1-4.待機時間を有効活用できる

 

役員運転手も秘書も役員が会議や会合をしている時間を有効活用できる職業です。

 

その間に、役員運転手は車の清掃や日報作成、秘書は資料作りなどを行います。

 

とはいえ、待機時間が長くなるケースもあるため、特に役員運転手はどのように過ごすか考えなければなりません。

 

例えば、丸1日の会議で朝から夕方まで待機しなければならない場合、すべての業務が完了し手持ち無沙汰になる可能性もあります。

 

そのため、役員運転手と秘書の業務を兼任したほうが、待機時間を有効的に活用できるでしょう。

 

2.秘書業務を兼務する役員運転手になるための3つのポイント

 

役員運転手兼秘書として働きたい方は、兼務に必要なスキルを知っておく必要があります。

この章では、秘書業務を兼務する役員運転手になるためのポイントを3つご紹介します。

 

2-1.コミュニケーションを徹底する

 

役員運転手で秘書業務を兼務できる方は、コミュニケーションを大切にしています。

 

というのも、コミュニケーションを徹底している運転手は、役員から信頼を得られます。

 

コミュニケーションで意識するべきポイントは4つです。

 

・適切な言葉遣い

・外部関係者とのやり取り

・守秘義務の徹底

・適切な状況判断

 

役員との会話はもちろん、送迎時に関係者と会った際やプライベート情報を聞いた際のマナーなどもコミュニケーションに含まれます。

 

まずは役員運転手として信頼され、ほかの業務を安心して任せられるような人材になることが重要です。

 

2-2.1秒を無駄にしない

 

役員は常に多忙なスケジュールをこなさなければならないため、時間を無駄にできません。

すべてのスケジュールを完了するには、役員運転手や秘書の力も必要です。

 

具体的に役員運転手に求められることは、渋滞状況を意識したルートを選んだり、目的地の動線を踏まえた乗降場所を選んだりすることです。

さらに、移動中に役員が電話連絡をしたり、スケジュール調整をしたりするなどの直接・間接的なフォローも重要です。

 

時間を無駄にしない運転手は、ほかの業務もスピードや効率を意識した仕事が期待され、兼務秘書に抜擢される可能性があります。

 

2-3.常に役員のスケジュールを最優先で考える

 

役員運転手と秘書はともにサポート職に該当します。

 

したがって、常に役員のスケジュールを最優先に考え、行動することが大切です。

そのためには、役員の状況・行動パターンを把握し、次の動きを予測する必要があります。

 

また、イレギュラーな事態が生じた際にも、まず役員の仕事への影響を考え、柔軟に対応しなければなりません。

 

つまり、車を運転する以外にも役員のための適応力が求められているのです。

 

3.役員運転手兼秘書として仕事をする方法

 

役員運転手兼秘書として働く方法は2つあります。

スキルを活かして転職したい方、役員運転手として働きたい方はぜひ参考にしてください。

 

3-1.企業に直接応募する

 

1つ目は、役員運転手を募集している企業に直接応募する方法です。

 

役員運転手の求人情報に「秘書業務を担当」「役員のスケジュールの管理」などの文言がある場合は、秘書業務も含めた仕事内容となっている可能性が高いです。

 

直接雇用の場合には、長期的に企業に所属して、役員運転手として活躍する働きが期待されます。

信頼関係を構築できれば、収入のアップやさまざまな業務で能力を発揮できるケースもあるでしょう。

 

3-2.役員運転手の派遣代行業者に登録する

 

企業ではなく、役員運転手の派遣代行業者に登録する方法もあります。

 

役員運転手の派遣代行業者の場合は、スキルや条件にマッチした顧客の対応を担当するケースが多いです。

特に秘書業務に対応可能なスキルの高い方は、能力を発揮できる場所で仕事ができるチャンスを得やすいでしょう。

 

例えば、セントラルサービスは、都内を中心に役員運転手を積極的に募集している派遣・請負会社です。

 

セントラルサービスは、運転技術の向上はもちろん、ビジネスマナーなども学べる研修制度が充実しているため、1ランク上の役員運転手を目指せます。

 

秘書のように細やかな管理の求められる仕事に対応しながら役員運転手として活躍しているドライバーが多数いるので、活躍して高年収を得たい方はぜひお問い合わせください。

 

4.まとめ

 

役員運転手と秘書は似ている業務が多々あるため、兼務しやすい職業です。

 

しかし、兼務するためには、コミュニケーションスキルやビジネスマナーなどが求められます。

 

また、役員運転手になるには、企業に直接応募するか派遣代行業者に属する方法があります。

 

いずれの働き方を選ぶにせよ、役員運転手兼秘書として活躍したい方は、常に役員の仕事のことを優先して対応し、役員から信頼してもらえる人材になることが大切です。